Stěhování kanceláře není jen o přenesení židlí a stolů do nové budovy. Je to projekt, který ovlivní provoz firmy na několik dní až týdnů. Pokud ho podceníte, budete řešit výpadky v komunikaci, ztracené dokumenty a demotivované zaměstnance. Proto je nutné začít s přípravou minimálně dva měsíce před plánovaným termínem. Prvním krokem je jmenovat odpovědnou osobu, která bude mít celý proces na starosti, a vytvořit realistický harmonogram včetně rezervy na neočekávané komplikace.

Ještě před samotným balením si udělejte přesný inventář nábytku a vybavení. Rozhodněte, co se přestěhuje, co se prodá, daruje nebo ekologicky zlikviduje. U velkých zasedacích stolů, skříní a recepčních pultů zvažte demontáž a následnou montáž na místě. Právě u těchto kusů se vyplatí využít specializovanou službu, která zajistí bezpečné a odborné stěhování kancelářského nábytku včetně ochrany povrchů a zajištění proti poškození při přepravě. Sami byste jen těžko hledali vhodné obaly a způsob fixace, který vydrží cestu přes celé město.

Dalším krokem je IT infrastruktura. Servery, switche, tiskárny a telefonní ústředny naplánujte na přestěhování mimo hlavní pracovní dobu, ideálně o víkendu. Zaměstnance informujte o přesném termínu odpojení a zapojení s předstihem, aby si mohli uložit rozpracované soubory a nastavit automatické odpovědi. Nezapomeňte na záložní řešení – mobilní hotspoty nebo dočasné cloudové úložiště. Nové prostory by měly být předem zkontrolovány, zda mají funkční datové rozvody, dostatečný počet zásuvek a klimatizaci.

Týden před stěhováním rozdejte zaměstnancům krabice a etikety s jasným systémem značení podle oddělení a účelu. Osobní věci si každý zabalí sám, firemní dokumenty pak podle interní směrnice o skartaci a archivaci. V den stěhování zajistěte, aby byl v obou budovách někdo, kdo bude koordinovat nakládku a vykládku. Po převozu proveďte kontrolu proti inventárnímu seznamu a teprve poté podepište předávací protokol. Dobře zvládnuté stěhování poznáte podle toho, že druhý den ráno lidé usednou k počítačům a pokračují v práci bez zbytečných prostojů.